در جهت بهبود فرآيندهاي سيستمي، كاهش مشكلات اجرايي و نظارت بيشتر بر فرآيندهاي پژوهشي دانشجويان تحصيلات تكميلي، پيشخوان خدمت «ثبت وضع ترم در حال تصويب موضوع پروپوزال» در گردش پيشخوان خدمت سامانه گلستان، در بخش بررسي مشكلات آموزشي پياده‌سازي شده است. 

با توجه به اينكه در مرحله سوم گردش، تأييد استاد محترم راهنما تعريف شده است، لازم است كارشناسان محترم تحصيلات تكميلي دانشكده‌ها از پردازش 10330 (پيرو نامه131946 مورخ 01 / 06 / 96) استاد راهنماي دانشجويان را در زمان تعريف شده، تعيين نموده باشند.

در صورت مشخص بودن استاد راهنماي دانشجو، مراحل گردش به شرح ذيل مي‌باشد:

1- دانشجو      

2- كارشناس گروه (آموزشي يا تحصيلات تكميلي)       

3- استاد راهنما        

6- كارشناس گروه (جهت كنترل و پايان كار)